Mã vạch sản phẩm (hay còn gọi là barcode) là dãy các khoảng trống và vạch kẻ song song với độ dài, ngắn, đậm, nhạt khác nhau. Đây là cách để doanh nghiệp, đối tác và khách hàng nhận biết xuất xứ, nguồn gốc sản phẩm. Hồ sơ đăng ký mã số mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1)
1. MÃ SỐ MÃ VẠCH (MSMV) LÀ GÌ?
Theo Thông tư 10/2020/TT-BKHCN:
- Mã số là 1 dãy bao gồm chữ hoặc số, được dùng để nhận diện sản phẩm, dịch vụ, địa điểm, tổ chức, cá nhân. Nói cách khác, mỗi mã số sẽ đại diện cho mỗi loại sản phẩm, hàng hóa về xuất xứ, lưu thông... không đề cập đến chất lượng, giá cả…
- Mã vạch hay còn gọi là barcode, là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số thông qua các loại như:
Mã vạch 1D (hay còn gọi là mã vạch tuyến tính) như: UPC, EAN, code 39…;
Mã vạch 2D (hay còn gọi là mã vạch ma trận) như: QR code, PDF417, Data Matrix…;
Chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác.
- MSMV vừa là cách để nhận biết được xuất xứ, nguồn gốc sản phẩm, vừa là cách giúp doanh nghiệp xác định được thương hiệu trên thị trường.
2. TẠI SAO DOANH NGHIỆP NÊN ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH?
- Mã số mã vạch sẽ giúp quản lý sản phẩm dễ dàng hơn.
- Tạo thuận lợi và tăng năng suất hiệu quả của việc buôn bán và quản lý hàng hóa giúp nhanh chóng tính tiền, xuất hóa đơn phục vụ khách hàng.
- Đăng ký mã số mã vạch hàng hóa giúp tiết kiệm thời gian trong khâu kiểm kê, tính toán.
- Mã vạch giúp phân biệt sản phẩm của doanh nghiệp này với sản phẩm của doanh nghiệp khác.
- Khách hàng sử dụng sản phẩm có thể thông qua mã vạch biết được nguồn gốc sản phẩm
- MSMV được đăng ký còn giúp phục vụ cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa sản phẩm
- Phục vụ cho hoạt động trao đổi dữ liệu điện tử (EDI)
3. CÁC LOẠI MÃ VẠCH THÔNG DỤNG TẠI VIỆT NAM:
Mã doanh nghiêp là mã Tổng cục TCĐLCL cấp cho doanh nghiệp để từ đó DN phân bổ cho các sản phẩm của mình
- Mã DN 8 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 1000 dưới 10.000 loại sản phẩm;
- Mã DN 9 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm trên 100 dưới 1000 loại sản phẩm;
- Mã DN 10 chữ số: khi đăng ký tổng chủng loại sản phẩm dưới 100 loại sản phẩm;
4. HƯỚNG DẪN THỦ TỤC HỒ SƠ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH:
4.1. Thành phần hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm
Theo quy định tại Nghị Định 74/2018/NĐ-CP Sửa Đổi, Bổ Sung Một Số Điều Của Nghị Định Số 132/2008/NĐ-CP Ngày 31 Tháng 12 Năm 2008 Của Chính Phủ Quy Định Chi Tiết Thi Hành Một Số Điều Luật Chất Lượng Sản Phẩm, Hàng Hóa thì Hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm bao gồm các loại tài liệu sau:
- Bản đăng ký mã số mã vạch hàng hóa;
- Bản đăng ký danh mục sản phẩm, hàng hóa sử dụng mã GTIN;
- Bản sao Quyết định thành lập công ty hoặc Giấy phép kinh doanh;
4.2. Cơ quan tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký mã số mã vạch sản phẩm
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký mã vạch là tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1 Việt Nam) – cơ quan chuyên môn trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ. Có trụ sở đặt tại Số 08, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, Thành phố Hà Nội.
- Hiện tại, GS1 Việt Nam quản lý mã quốc gia 893 và được phép cấp mã vạch cho sản phẩm của các nhà sản xuất, phân phối, bán buôn, bán lẻ có giấy phép kinh doanh và hoạt động tại Việt Nam.
4.3. Thủ tục đăng ký mã vạch cho sản phẩm
Quy trình các bước đăng ký mã vạch cho sản phẩm như sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mã số mã vạch hàng hóa
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mã vạch cho sản phẩm
- Nộp qua mạng: doanh nghiệp scan toàn bộ hồ sơ đã chuẩn bị có chữ ký và con dấu của doanh nghiệp và nộp qua hệ thống quản lý VNPC của GS1 Việt Nam
- Nộp phí theo các thông tin trên hồ sơ online đã nộp
- Sau khi nộp hồ sơ qua mạng doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ bản gốc về cơ quan quản lý MSMV
Bước 3: Quy trình xử lý hồ sơ đăng ký
Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký mã vạch bản gốc sản phẩm thì cơ quan được chỉ định tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Tổng cục TCĐLCL
Bước 4: Cấp mã số mã vạch tạm thời và giấy chứng nhận đăng ký mã vạch cho doanh nghiêp
- Sau khi nhận được hồ sơ bản gốc, Chuyên viên xử lý sẽ xem xét tài liệu do doanh nghiệp gửi về và hồ sơ nộp online đã thống nhất chưa. Nếu thống nhất sẽ cấp cho doanh nghiệp mã số tạm thời
- Sau khi có mã số tạm thời doanh nghiệp cần cập nhật các thông tin về sản phẩm trên hệ thống quản lý mã số mã vạch VNPC với đầy đủ các dữ liệu. Trong thời gian 1 tháng kể từ ngày nhận được mã số tạm thời và doanh nghiệp đã cập nhật đầy đủ thông tin sản phẩm sẽ gửi đề nghị gửi giấy chứng nhận mã vạch bản chính về cho GS1 Việt Nam để được nhận giấy chứng nhận MSMV bản chính
* Lưu ý: Sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký mã vạch cho sản phẩm, chủ sở hữu cần thường xuyên cập nhật, khai báo các thông tin sản phẩm sử dụng mã số mã vạch và khai thác các tính năng khác trên ứng dụng quản lý thông tin sử dụng mã vạch quốc gia (VNPC) tại website https://vnpc.gs1.gov.vn/. Nếu không cập nhật thì sản phẩm đó sẽ không được hiển thị trên phần mềm quét mã số mã vạch trên điện thoại di động.
5. DỊCH VỤ ĐĂNG KÝ MÃ SỐ MÃ VẠCH TẠI ATV:
Những lợi ích khi khách hàng ủy quyền cho ATV đại diện thực hiện đăng ký mã số mã vạch:
- Được tư vấn miễn phí các vấn đề liên quan;
- Được kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ đăng ký sử dụng mã số mã vạch hàng hóa;
- Thay mặt khách hàng nộp hồ sơ, hoàn tất các thủ tục cần thiết khác và xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục đăng ký mã vạch;
- Giúp khách hàng nhận giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch tại Tổng Cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam;
- Tư vấn gia hạn, sửa đổi giấy chứng nhận;
- Doanh nghiệp chỉ cung cấp: Bản sao giấy phép kinh doanh; Danh sách sản phẩm cần đăng ký MSMV.
– Trong vòng 5 ngày làm việc, ATV sẽ thay bạn hoàn thành mọi thủ tục đăng ký mã vạch hàng hóa tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng (GS1).